Infopool - Freiwilliges Engagement und Ehrenamt. Datenbanksoftware für die Freiwilligenarbeit

Die stetige Entwicklung der Freiwilligenarbeit in den letzten Jahren führte zu einer vermehrten Nachfrage nach einem EDV-gestützten Informationssystem, mit dem wichtige Aufgaben von Seniorenbüros und Freiwilligenagenturen unterstützt werden können. Informationen über freiwillige Tätigkeitsfelder, die Beratung der Freiwilligen sowie die Vermittlung in entsprechende Tätigkeitsfelder sind Bereiche, die zuvor mit Karteikartensystemen oder selbst erstellten Text- und Tabellendateien „verwaltet“ wurden.

Das im Folgenden beschriebene Datenbank-Programm INFOPOOL wurde nach Vorgaben der Bürger- und Seniorenagentur von einem Softwarehaus programmiert und kontinuierlich weiterentwickelt. Die mittlerweile vorliegende Version 1.1 ist ein ausgereiftes Produkt, das die Organisation der Freiwilligenarbeit in Seniorenbüros und Freiwilligenzentralen erleichtert. Es dient dabei als Werkzeug, das die tägliche Beratung, Vermittlung und Begleitung der Freiwilligen wirksam unterstützt.

Aufgrund der Struktur des Programms, in der die konzeptionellen und organisatorischen Grundsätze der Freiwilligenarbeit eingebunden sind, lässt sich INFOPOOL leicht in die Abläufe einer „Vermittlungsstelle für freiwilliges Engagement“ integrieren.

Die nun folgende Beschreibung bezieht sich daher nicht auf eine reine Funktionsbeschreibung, sondern versucht auch die Verbindung zum „Tagesgeschäft“ der Seniorenbüros und Freiwilligenzentralen herzustellen.

Die in Duisburg ansässige Bürger- und Seniorenagentur ist konzeptionell so angelegt, dass in vier Niederlassungen über das Stadtgebiet verteilt Freiwilligenarbeit organisiert wird. Ausgehend von einer großen Anzahl potenzieller Freiwilliger sollte möglichst schon zu Beginn eine EDV-Lösung eingesetzt werden, die alle notwendigen Informationen über Freiwillige und mögliche Einsatzfelder enthält.

Entsprechend des Auftrages musste die Software dem Anspruch gerecht werden, einerseits Daten engagementbereiter Personen und andererseits Informationen über Organisationen mit Bedarf an freiwilligem Engagement verwalten zu können. Die Definition zweier Begriffe erscheint an dieser Stelle notwendig zu sein:

Die Gesamtheit der gespeicherten Informationen, bezogen auf Anbieter und Nutzer, ist entsprechend den Anforderungen einer Agentur angelegt, deren Aufgabe in der Vermittlung Freiwilliger an gemeinnützige Einrichtungen besteht. Der aktuelle Datenbestand enthält Anbieter und Nutzer freiwilliger Serviceleistungen. Die verfügbaren Informationen beziehen sich allerdings nicht nur auf das Speichern von Namen und Adressen. Jeder Datensatz enthält aussagekräftige Informationen zu Interessen und Qualifikationen der Anbieter, zu ihrem Zeitbudget sowie ihren bevorzugten Einsatzfeldern, die im Verlauf der Beratung ermittelt werden. Diese Hinweise erlauben den Mitarbeitern eine schnelle Einschätzung, ob bei bestimmten Personen eine Eignung für die Vermittlung in das entsprechende Tätigkeitsfeld vorliegt.

Der Grundstock des Datenbestandes wurde durch eine umfangreiche Erhebung unter den potenziellen Nutzern – also gemeinnützigen Organisationen wie Schulen, kulturellen Einrichtungen, Vereinen und Kindergärten – zum Projektbeginn 1996 gewonnen. Die so ermittelten Tätigkeitsmerkmale bildeten die Grundlage für die intensive Akquisition Freiwilliger.

Bis heute hat sich der Datenbestand aufgrund des zunehmenden Bekanntheitsgrads in Duisburg beständig erweitert. Er umfasst zurzeit (Stand Nov. 2001) ca. 660 Tätigkeitsfelder bei 420 Organisationen und Privatpersonen. Übersicht 1 stellt die Typen von Organisationen dar, die in Duisburg Tätigkeitsfelder für freiwilliges Engagement gemeldet haben.

Der INFOPOOL enthält Hinweise auf Tätigkeitsfelder unterschiedlichster Art. Die Spannweite reicht von Führungen im Theater über Friedhofsbegleitdienste, den Leihoma / -opa-Service bis hin zu handwerklichen Tätigkeiten und nachbarschaftlichen Hilfen. Für die Vermittlungsarbeit war es jedoch sinnvoll, die große Zahl von ähnlichen Tätigkeiten zu Kategorien zusammenzufassen. Die Tätigkeitsfelder umfassen „moderne“ ebenso wie eher traditionelle Formen ehrenamtlichen bzw. freiwilligen Engagements. Eine Aufstellung der jeweiligen Kategorien gibt Übersicht 2 wieder.

Übersicht 2: Beispielhafte Tätigkeitsfelder INFOPOOL im Angebot der Bürger- und Seniorenagentur

Die in den Aufstellungen genannten Kategorien und Organisationstypen lassen sich beliebig ändern und ergänzen und können auf die jeweiligen Bedürfnisse vor Ort angepasst werden.

Leistungsmerkmale und Funktionen

Eine erfolgreiche Vermittlung und ein andauerndes Engagement von Freiwilligen ist nur erreichbar, wenn vor der ersten Kontaktaufnahme zwischen Anbietern und Nutzern eine ausführliche Beratung stattfindet. Diese Beratung bezieht sich u.a. auf das Feststellen der Motivlagen der Freiwilligen, das gemeinsame Ermitteln ihrer Präferenzen hinsichtlich der gebotenen Tätigkeitsfelder sowie auf Erläuterungen zum ausgewählten Tätigkeitsfeld. Da eine gute Beratung auch eine entsprechende Informationsgrundlage voraussetzt, wurde das Programm INFOPOOL so konzipiert, dass es in Anlehnung an die Erfordernisse der Beratungs- und Vermittlungsarbeit entsprechende Äquivalente in seinem Funktionsumfang bereithält.

Um passgenaue Vermittlungen herbeiführen zu können, war es von besonderer Bedeutung, geeignete Recherchemöglichkeiten anzubieten. Die AgenturmitarbeiterInnen sollten anhand verschiedener Kriterien nach Datensätzen mit bestimmten Tätigkeitsfeldern suchen können, um die Interessen der Anbieter mit den Anforderungen der Nutzerorganisation abzugleichen. Die folgende Beschreibung der Grundfunktionen des Programms enthält alle wesentlichen Module.

Kurzbeschreibung ausgewählter Funktionen des INFOPOOL

Die Anordnung der einzelnen Eingabemasken ist nach Nutzern und Anbietern unterteilt. Neben der Grunddatenmaske sind jeweils Masken für Tätigkeitsmerkmale, Bemerkungen, Register, Recherche nach bestimmten Datensätzen und Listenausdrucke vorgesehen.

Außer diesen Grundfunktionen sind Module für die Vermittlung, Systemsteuerung mit Benutzerverwaltung, Statistik und allgemeine Adressen enthalten.

In der Grunddatenmaske werden zusätzlich zur Adresse und dem Geburtsdatum auch Angaben zu der gewünschten Tätigkeit, den persönlichen Interessen und Qualifikationen erfasst. Zusätzlich lassen sich umfangreiche Anmerkungen in Bemerkungsfenstern ablegen, die alle ausdruckbar sind. Für Organisationen lassen sich außerdem Angaben zum Träger speichern. Eine Tabelle aller Vermittlungen rundet die Übersicht der Grunddaten-Maske ab.

· Nutzer: Unter „Tätigkeiten“ sind zahlreiche Details zu den gemeldeten Tätigkeitsfeldern zu erfassen. Die Zahl der Tätigkeiten ist nicht begrenzt. Bezogen auf jedes einzelne Tätigkeitsfeld, das eine Organisation gemeldet hat, lassen sich umfangreiche Anmerkungen in Bemerkungsfenstern ablegen und bei Bedarf ausdrucken. Falls besondere Anforderungen (Alter, Geschlecht, Führerschein etc.) an Freiwillige vorliegen, bietet die Maske „Anforderungen“ diverse Eingabemöglichkeiten an.

· Anbieter: Für Anbieter werden hauptsächlich die im Beratungsgespräch genannten Interessen und Fähigkeiten registriert und Angaben zum Zeitbudget und zum gewünschten Einsatzort festgehalten. Darüber hinaus sind Eingabefelder für den persönlichen Status, zur Mobilität und der beruflichen Bildung vorhanden.

Ein separates Register erlaubt das Notieren einer Bemerkung zu jedem Kontakt zwischen einem einzelnen Nutzer / Anbieter und der Agentur mit Datum und Uhrzeit. Das so entstehende Kontaktverlaufsprotokoll ist als Liste druckbar. Es bietet einen chronologischen Überblick vom Erstkontakt über die gesamte Dauer des Engagements.

Um im Anschluss an eine Beratung geeignete Tätigkeitsfelder ermitteln zu können, ist eine Recherche in verschiedenen Varianten möglich. Über eine Vorabselektion können Nutzer / Anbieter nach beliebigen Kriterien wie Art der Tätigkeit, Ort des Einsatzes und Art der Nutzerorganisation in der Recherchetabelle angezeigt werden. Zusätzlich könnte mittels eines beliebigen Suchbegriffs über eine Volltextrecherche in sämtlichen Texteinträgen der Datenbank nach bestimmten Datensätzen gesucht werden.

Die Auswahl der recherchierten Tätigkeitsfelder steht ebenfalls als Liste im Druckbereich zur Verfügung.

Vor oder im Anschluss an die Beratung können ausgewählte Datensätze mit bestimmten Angaben als Liste vorbereitet werden. Der Ausdruck eines einzelnen Datensatzes (mit allen Einträgen) ist ebenfalls möglich. Weitere Ausdrucksmöglichkeiten sind:

Für häufig anfallende Serienbriefe bietet INFOPOOL ein Modul, das die Adressdaten der gewünschten Anbieter oder Nutzer in unterschiedlichen Formaten (Rich Text Format, MS-Excel) exportiert. Diese Adressendateien dienen als Steuerdatei für einen Serienbrief. Voreinstellung ist das Rich Text Format, welches zu üblichen Textverarbeitungsprogrammen kompatibel ist.

Falls die Präsentation bestimmter Tätigkeitsmerkmale – z. B. auf einer Homepage im Internet – gewünscht ist, kann eine Export-Datei erzeugt werden, die alle notwendigen Informationen enthält.

In einem separaten Fenster lassen sich vorher recherchierte Anbieter und Nutzer zusammenführen und in Listenform registrieren.

Per Mausklick werden zwei Datensätze miteinander verknüpft und in eine Vermittlungsliste eingetragen. In den Registereinträgen der Vermittlungspartner erfolgt eine automatische Notiz über die vollzogene Vermittlung. Außerdem enthält die Grunddatenmaske ein Fenster, in dem alle dem Nutzer bzw. Anbieter zugeordneten Vermittlungen dargestellt sind. Dies gewährt jederzeit den vollständigen Überblick, mit wem einzelne Tätigkeitsfelder einer Organisation besetzt sind oder welche Anbieter schon vermittelt wurden. Bereits „besetzte“ Tätigkeiten können für die weitere Vermittlung gesperrt werden. Beim Aufsuchen dieser Tätigkeiten erscheinen dann entsprechende Hinweise. Gesperrte Datensätze werden auf Wunsch nicht ausgedruckt oder exportiert.

Für die Evaluation der eigenen Arbeit bietet INFOPOOL neben der Vermittlungsliste und dem Register noch weitere statistische Auswertungen an. So können Anbieter u.a. nach Geschlecht, Alter, Wohnort, Art der gewünschten Tätigkeit und dem Vermittlungsstatus ausgezählt werden. Ebenso sind für Nutzerorganisationen Auswertungen u.a. nach Typ der Einrichtung, Tätigkeitskategorie, Einsatzbereich und Einsatzort vorhanden. Das Ergebnis der Zählungen wird als Tabelle ausgegeben, die mit dem Tabellenkalkulationsprogramm MS-Excel bearbeitet wird.
Für alle Statistiken kann der Zeitraum der Auszählung definiert werden.

Die Systemeinstellungen bieten die Möglichkeit, alle Einträge der Auswahllisten (Tätigkeitskategorien, Ortsteile, Typ der Einrichtung etc.) an die Bedürfnisse der Freiwilligenzentrale oder des Seniorenbüros anzupassen.

Um die Datensicherheit zu erhöhen, lässt sich durch Vergabe einer Kennung mit Passwort der Kreis der „Benutzer“ festlegen.

Datenpflege, Internet und technische Vorraussetzungen

Datenpflege und Aktualisierung des Datenbestandes

Die Qualität der Daten im INFOPOOL setzt eine kontinuierliche Pflege und Aktualisierung des Datenbestandes voraus. Diese erfordert jedoch keinen besonderen Aufwand, wenn die benötigten Daten vom Tag des ersten Kontakts an kontinuierlich eingegeben werden. Direkt im Anschluss an die Beratung oder nach einem Telefonat können neue Informationen eingetragen bzw. überarbeitet werden.

Da INFOPOOL netzwerkfähig ist, können auch mehrere Mitarbeiter innerhalb eines lokalen Netzwerkes auf den Datenbestand zugreifen. Eine entsprechende Lizenz ist jedoch notwendig.

INFOPOOL und Internet

Die Software INFOPOOL ist Bestandteil eines Paketes, das Freiwilligenzentralen und Seniorenbüros erwerben können. Neben der Datenbank bietet die Firma MSH-socialconcept als zusätzlichen Service die Erstellung einer Homepage an. Auf diesen Webseiten können u.a. INFOPOOL-Daten über aktuelle ehrenamtliche Tätigkeitsfelder präsentiert werden. Diese könnten von interessierten BürgerInnen – nach Art der Tätigkeit sortiert – recherchiert werden. INFOPOOL enthält eine Schnittstelle für den Export der Daten, die bestimmte Informationen über Einsatzfelder als Exportdatei bereit stellt. Aus datenschutzrechtlichen Gründen und um zu verhindern, dass engagementbereite Personen sich direkt an die Nutzer wenden, werden beim Export lediglich die Beschreibung der Tätigkeit, der Einsatzort und der Typ der Nutzerorganisation gespeichert.

Technische Voraussetzungen und Demo-Version

Für den Betrieb der Software ist ein Standard-PC mit folgender Ausstattung erforderlich:

INFOPOOL läuft als eigenständiges Programm, benötigt jedoch für die Auswertung der Statistik das Tabellenkalkulationsprogramm MS-Excel.

Für die Software wird eine Demoversion angeboten, die den vollen Funktionsumfang bietet, jedoch auf 20 Datensätze beschränkt ist. Der Preis für die Demoversion beträgt inkl. Versandkosten 10 Euro.

Ansprechpartner in allen Fragen zum Thema INFOPOOL ist Markus Schulden-Heß von der Firma MSH-socialconcept in Duisburg.

MSH-socialconcept
Technologiezentrum I
Bismarckstr. 67
47057 Duisburg

Tel. 0203 - 36 39 90 80
Fax: 0203 - 36 39 90 81

E-Mail: msh@socialconcept.com

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